Migratie dataplatform Nike EHQ

Het merk Nike dat je tegenkomt elke dag. Of je dagelijks het zelf aan hebt of dat iemand anders het draagt of dat je een enorme swoosh voorbij ziet vliegen in een advertentie, het is een standaard. Een gigantisch groot bedrijf, met een Europees hoofdkantoor en campus in Hilversum.

Een legacy ERP-systeem uitfaseren zonder de rapportages stil te leggen

Soms weet je al een tijd dat een systeem moet verdwijnen. Het lastige is alleen om het ook daadwerkelijk uit te zetten. Dat was het geval bij Nike EHQ in Hilversum.

Binnen Nike EMEA draaide nog een oud ERP-systeem, Island Pacific, waarvan het afscheid al was aangekondigd. Het systeem moest worden uitgefaseerd, maar verschillende rapportages en dataprocessen waren er nog van afhankelijk. Dat maakte de migratie behoorlijk tijdkritisch.

Het ERP-systeem kon niet zomaar worden uitgezet. Eerst moest duidelijk zijn welke data en functionaliteit nodig waren en hoe we ervoor konden zorgen dat de bestaande rapportages bleven werken. Daarvoor werd een speciaal migratieteam samengesteld: de Migration Tigers.

Eerst uitzoeken wat er afhankelijk is

Bij een migratie als deze is de eerste vraag niet: Hoe zetten we het nieuwe systeem aan? De eerste vraag is: Wat raakt er allemaal als we het oude systeem uitzetten? Dat betekent dat je verder moet kijken dan alleen het ERP-systeem zelf.

Welke data wordt gebruikt? Welke tabellen en processen zijn afhankelijk van Island Pacific? Welke rapportages gebruiken die informatie? En wat moet er veranderen wanneer de bron wordt vervangen?

Dat onderzoek vormde een belangrijk onderdeel van de migratie.

Een nieuw ERP betekent niet automatisch dezelfde data

Een oud en een nieuw ERP-systeem leggen informatie niet noodzakelijk op dezelfde manier vast. Velden kunnen anders heten. Structuren kunnen veranderen. Informatie kan op een andere plek staan of op een andere manier worden geïnterpreteerd.

Voor een gebruiker hoeft daar uiteindelijk niets van te merken. Die wil vooral dat een rapportage blijft kloppen. Dat maakte rapportagecontinuïteit een belangrijk onderdeel van het project.

We moesten dus niet alleen zorgen dat de data in de nieuwe omgeving beschikbaar was. We moesten ook controleren of de rapportages na de migratie nog dezelfde informatie opleverden.

Het dataplatform

Het dataplatform vormde de verbinding tussen de verschillende bronnen en de rapportages. Een deel van het bestaande datawarehouse was opgebouwd met Anchor Modeling. Dat was voor ons interessant, omdat binnen het team kennis en certificering op het gebied van Anchor Modeling aanwezig was.

Daardoor konden we de bestaande structuur goed begrijpen en bepalen wat er bij de migratie moest gebeuren. Dat klinkt misschien als een technisch detail, maar bij een migratie is het juist belangrijk om de oplossing die je gaat veranderen goed te kennen. Je wilt niet alleen weten wat er staat. Je wilt ook begrijpen waarom het zo is gebouwd.

Oude bron eruit, rapportages behouden

De uitdaging zat uiteindelijk op twee plekken. Aan de ene kant moest Island Pacific verdwijnen. Aan de andere kant moesten de rapportages blijven functioneren. Dat betekende dat we de verschillen tussen de oude en nieuwe bron zorgvuldig moesten bekijken en bepalen hoe deze binnen het dataplatform konden worden opgevangen.

Een gebruiker hoeft immers niet te weten dat er achter de schermen een ERP-systeem is vervangen. Als iemand maandag een rapport opent, verwacht diegene dat de informatie gewoon beschikbaar is. Dat was ook ons uitgangspunt.

Een project met een harde deadline

Bij veel technische projecten kun je een deadline soms verschuiven. Hier lag dat anders. Het oude systeem moest daadwerkelijk worden uitgefaseerd. Licenties en onderhoud liepen af en daarmee kwam er een harde grens aan de beschikbare tijd.

De druk nam daardoor toe naarmate het moment van uitfaseren dichterbij kwam. Er werd een team samengesteld dat zich volledig op de migratie richtte.

De Migration Tigers moesten ervoor zorgen dat het dataplatform op tijd klaar was voor de nieuwe situatie.

En toen kwam corona

Alsof de tijdsdruk nog niet genoeg was, speelde de migratie zich af tijdens de coronapandemie. Een deel van het team werkte vanuit huis en lockdowns maakten het samenwerken ingewikkelder. Bij een technisch project waarin veel afhankelijkheden zijn, kan dat behoorlijk lastig zijn.

Je kunt niet zomaar even bij iemand langs lopen om een probleem te bespreken. Overleg moet worden gepland en informatie moet duidelijk worden gedeeld. Daarom werd communicatie tijdens dit project extra belangrijk.

Het team moest goed op de hoogte blijven van wat er gebeurde, welke onderdelen klaar waren en waar nog problemen zaten.

Techniek én samenwerking

Een migratie als deze draait natuurlijk om techniek. Maar onder hoge tijdsdruk wordt ook snel duidelijk hoe belangrijk samenwerking is. Iedereen moet weten wat er moet gebeuren. Afhankelijkheden moeten duidelijk zijn. Problemen moeten snel worden besproken.

En wanneer iets niet werkt, moet er niet eerst een paar dagen worden gewacht voordat iemand het oppakt. Dat gold tijdens dit project misschien nog wel sterker door het werken op afstand. Het was soms stevig doorwerken. Er werd overdag gewerkt, maar ook ’s avonds en ’s nachts wanneer dat nodig was.

Niet alleen migreren, maar controleren

Een belangrijk onderdeel van de aanpak was het controleren van de resultaten. Als je een bron vervangt, wil je niet alleen weten of de technische koppeling werkt. Je wilt weten of de informatie die uiteindelijk bij de gebruiker terechtkomt nog klopt.

Daarom zijn de resultaten van de oude en nieuwe situatie met elkaar vergeleken. Zijn de aantallen hetzelfde? Zijn de gegevens compleet? Zijn verschillen verklaarbaar? En leveren de rapportages de informatie op die gebruikers verwachten?

Dat soort controles zijn misschien minder zichtbaar dan het bouwen van een nieuwe oplossing, maar ze zijn essentieel voor een succesvolle migratie.

Uiteindelijk ging het licht uit

Na een periode van intensief werken kon Island Pacific worden uitgefaseerd. Het moment kreeg binnen het team een passende naam: Lights out.

Het oude ERP-systeem kon worden uitgezet en het dataplatform was aangepast aan de nieuwe situatie. Daarmee was het doel bereikt.

Niet door simpelweg een oud systeem te vervangen, maar door ervoor te zorgen dat de systemen en rapportages die eromheen stonden mee konden veranderen.

Wat we hiervan meenemen

Een ERP-migratie heeft gevolgen voor veel meer dan alleen het ERP-systeem. De data die uit het systeem komt, wordt vaak op allerlei plaatsen gebruikt. Rapportages, dashboards en andere processen kunnen afhankelijk zijn van de bestaande bron. Daarom begint een goede migratie wat ons betreft met het in kaart brengen van die afhankelijkheden.

Daarnaast helpt het enorm wanneer je de bestaande architectuur begrijpt. In dit project was de kennis van Anchor Modeling bijvoorbeeld direct bruikbaar.

En uiteindelijk blijft samenwerking belangrijk. Zeker wanneer de deadline vaststaat en omstandigheden zoals corona het werken moeilijker maken.

Lights out

De migratie van het dataplatform van Nike EHQ was een project met een duidelijke einddatum en weinig ruimte voor fouten. Een oud ERP-systeem moest verdwijnen, terwijl de rapportages en dataprocessen gewoon door moesten gaan.

Door eerst goed te begrijpen wat er stond, de verschillen tussen de oude en nieuwe bron in kaart te brengen en de resultaten uitgebreid te controleren, kon de overgang worden gemaakt. En toen het zover was, kon het oude systeem uit.

Lights out.

Dat is misschien wel de mooiste samenvatting van dit project: er hoefde uiteindelijk geen groot verhaal meer van gemaakt te worden. Het systeem kon gewoon uit.