Access Control: veilig en inzichtelijk toegangsbeheer voor opvanglocaties
In 2022 veranderde de opvangsituatie in Nederland in korte tijd ingrijpend. De toestroom van Oekraïense vluchtelingen zorgde voor een grote behoefte aan extra opvanglocaties. Hotelschepen werden ingezet en bestaande kantoorgebouwen werden omgebouwd tot tijdelijke opvangplekken.
Een praktische oplossing voor een praktisch veiligheidsprobleem
In 2022 veranderde de opvangsituatie in Nederland in korte tijd. Door de komst van veel Oekraïense vluchtelingen werden op verschillende plaatsen extra opvanglocaties ingericht. Hotelschepen werden ingezet en bestaande gebouwen kregen een nieuwe bestemming. Dat bracht ook een praktische vraag met zich mee.
Een beveiligingsbedrijf dat betrokken was bij de opvang wilde weten hoeveel mensen zich op ieder moment op een locatie bevonden. Niet achteraf. Op dat moment. Daarmee begon het Access Control-project.
Eerst het proces begrijpen
De eerste vraag was niet welke applicatie we moesten bouwen. We zijn samen met het beveiligingsbedrijf gaan kijken hoe het toegangsproces op een opvanglocatie in elkaar zat.
Wie komt binnen?
Wie gaat naar buiten?
Hoe wordt dat geregistreerd?
Wie moet die informatie kunnen zien?
En wat moet er gebeuren wanneer iemand bijvoorbeeld zijn toegang verliest of wanneer er iets verandert in de registratie?
Door het proces eerst goed uit te werken, werd duidelijk waar de techniek kon helpen. Het doel was uiteindelijk vrij eenvoudig: op ieder moment inzicht hebben in wie zich op een locatie bevindt.
Van proces naar QR-code
Voor de toegangscontrole is een oplossing ontwikkeld waarbij bewoners gebruikmaken van een QR-code.
Met die QR-code kunnen zij de locatie binnenkomen en verlaten. De bewegingen worden geregistreerd en beveiligers kunnen de informatie vanuit de applicatie volgen. Daarmee werd een proces dat anders handmatig en verspreid kan verlopen, centraal vastgelegd.
Voor bewoners moest het vooral eenvoudig zijn. Voor beveiligers moest er juist voldoende informatie beschikbaar zijn om de situatie op de locatie te kunnen overzien. Die twee eisen moesten samenkomen in één oplossing.
Eenvoud voor de gebruiker
Een toegangscontrolesysteem moet werken op het moment dat iemand ervoor staat. Een bewoner wil niet eerst door een ingewikkeld proces heen voordat hij naar binnen kan. Tegelijkertijd moet een beveiliger kunnen vertrouwen op de informatie die het systeem laat zien.
Daarom hebben we bij de ontwikkeling steeds gekeken naar het gebruik in de praktijk. De techniek is belangrijk, maar het proces eromheen bepaalt uiteindelijk of zo’n oplossing goed werkt.
Van één vraag naar een bredere toepassing
De oplossing trok de aandacht van een veiligheidsregio en later ook van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA). Daarmee veranderde de schaal van het project.
Wat begon als een concrete vraag van een beveiligingsbedrijf werd een oplossing die op grotere schaal gebruikt kon worden. Dat bracht natuurlijk ook andere eisen met zich mee.
Een systeem dat op één locatie werkt, moet niet automatisch geschikt zijn voor tientallen locaties. Je moet rekening houden met schaalbaarheid, beheer, betrouwbaarheid en de manier waarop verschillende gebruikers met het systeem werken.
Inmiddels miljoenen passages
De schaal van het gebruik is inmiddels goed zichtbaar. Via Access Control zijn meer dan vier miljoen passages geregistreerd. Dat aantal blijft groeien.
Daarnaast ligt de gemeten beschikbaarheid van het systeem op 99,9 procent uptime. Dat zijn voor ons belangrijke cijfers. Niet omdat een groot aantal registraties op zichzelf het doel was, maar omdat ze laten zien dat de oplossing daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk wordt gebruikt en dat het systeem die belasting aankan.
Bij toegangscontrole is beschikbaarheid bovendien niet iets wat je pas achteraf wilt bekijken. Als iemand voor een deur staat, moet het systeem gewoon werken.
Privacy vanaf het begin
Bij toegangscontrole worden gegevens verwerkt die direct te maken hebben met mensen en hun verblijf op een locatie. Privacy was daarom vanaf het begin onderdeel van het project.
Bij het ontwerp hebben we gekeken naar wat er daadwerkelijk nodig is, wie welke informatie moet kunnen zien en hoe de gegevens binnen de oplossing worden gebruikt. Dat blijft ook na de ontwikkeling belangrijk.
Een applicatie die technisch goed werkt, maar onzorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, is geen goede oplossing.
In 2025 heeft daarom een privacy-assessment plaatsgevonden. De feedback vanuit de veiligheidsregio was positief en er waren complimenten voor de oplossing. Dat vonden we belangrijk, juist omdat privacy bij een systeem als dit geen extraatje is. Het hoort erbij.
Technologie moet het werk ondersteunen
Een van de dingen die we bij dit project opnieuw zagen, is dat de beste oplossing niet noodzakelijk de meest ingewikkelde oplossing is. De oorspronkelijke vraag was eenvoudig: Wie is er op dit moment binnen?
Daar hoef je geen ingewikkeld systeem voor te bouwen als een eenvoudiger oplossing hetzelfde probleem goed kan oplossen. De uitdaging zit vervolgens in alles wat erachter komt.
De registratie moet betrouwbaar zijn. De applicatie moet beschikbaar zijn. Beveiligers moeten met de informatie kunnen werken. Bewoners moeten het systeem eenvoudig kunnen gebruiken. En de gegevens moeten zorgvuldig worden verwerkt. Daar zit het echte werk.
Van noodsituatie naar blijvende oplossing
Access Control ontstond in een periode waarin snel extra opvangcapaciteit nodig was. De aanleiding was daarmee behoorlijk urgent.
Juist in zo’n situatie wil je niet maandenlang bezig zijn met het ontwerpen van de perfecte oplossing. Je moet snel begrijpen wat het probleem is, bepalen wat noodzakelijk is en vervolgens iets bouwen dat in de praktijk werkt.
Daarna komt de volgende uitdaging: zorgen dat de oplossing ook op grotere schaal bruikbaar en betrouwbaar blijft. Dat is wat er met Access Control is gebeurd.
Een concrete veiligheidsvraag groeide uit tot een systeem dat inmiddels miljoenen passages verwerkt.
Wat we hiervan meenemen
Voor ons zit de belangrijkste les niet in de QR-code. Die technologie is relatief eenvoudig. De waarde zit in de combinatie van proces, software en praktijk.
We zijn begonnen met een concrete vraag uit de operatie. Vervolgens hebben we samen gekeken hoe het proces werkt, wat gebruikers nodig hebben en waar technologie het werk eenvoudiger en betrouwbaarder kan maken.
Daaruit is een oplossing ontstaan die inmiddels op grote schaal wordt gebruikt. Meer dan vier miljoen passages. 99,9 procent uptime. En in 2025 een positieve beoordeling tijdens een privacy-assessment. Dat zijn mooie resultaten.