Yakeen

Sommige non-profit organisaties leveren grote bijdrage aan de maatschappij. Met een grote focus op de mens verliezen ze soms het belang van een nauwkeurige en solide administratieve organisatie. En dan kost het ook nog mankracht, dat vaak vrijwilligers zijn, en tijd om de Word en Excel documenten geupdatet te houden ten behoeve van rapportages en vastlegging.

Non-profitorganisaties gericht op educatie om ons heen hebben we geholpen de processen in kaart te brengen en laten zien wat de technische mogelijkheden zijn. Ingezoomd in de financiële vastlegging evenals de regels rondom privacy gevoelige gegevens, zeker als het gaat om de gegevens van ouders en kinderen vraagt dit om extra aandacht. Al snel bleek heel veel mogelijk en verplicht te zijn.

We hebben een app ontwikkeld onder de naam Yakeen. De app heeft een focus op self-service omgeving voor gebruikers. Ouders/voogden (de gebruikers) hebben regie op het registreren van leerlingen en het volgen van het leerjaar, evenals het bijhouden van betalingen en berichten.

Voor de organisatie biedt de app seizoensgebonden klassenregistratie, curriculum, leerlingvolgsysteem, prijscomponenten, facturatie, betalingen middels iDeal of automatische incasso, verwerkingen, herinneringen, communicatie, monitoring van allerlei processen en nog veel meer.

Met zo veel middelen en technieken is de organisatie in control op processen wat eerder voor hoofdpijn zorgden, zoals de inschrijvingen en wachttijden, de facturatie en betalingen, communicatie en herinneringen.

Een opmerkelijke citaat: “dit jaar zijn we ouders tegengekomen die ongevraagd zeiden, we gaan z.s.m. mogelijk betalen!”. Dan krijg je wel tevreden vrijwilligers denk ik. Of wanneer een ouder zegt: “Vanochtend ontving ik een felicitatie voor de verjaardag van mijn kind”, dan heb je wel een glimlach bezorgd.

Het is van belang om de technieken van vandaag in te zetten om mensen te helpen die mensen helpen. Mensen om ons heen die dag in dag uit een bijdrage leveren aan de maatschappij.