Yakeen: technologie die mensen helpt die anderen helpen

Veel non-profitorganisaties leveren iedere dag een waardevolle bijdrage aan de maatschappij. Vaak met een grote betrokkenheid van vrijwilligers en medewerkers die vooral bezig willen zijn met waar het echt om draait: mensen helpen.

Van veel handmatig werk naar een omgeving waarin mensen zelf meer kunnen regelen

Toch is er altijd administratie.

Inschrijvingen, leerlinggegevens, betalingen, facturen en communicatie moeten worden bijgehouden. Wanneer dat gebeurt met losse bestanden en veel handmatige handelingen, kost dat tijd. En hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe groter de kans dat informatie op verschillende plekken terechtkomt.

Dat was een van de aanleidingen om Yakeen te ontwikkelen.

Het idee was eigenlijk vrij praktisch: kunnen we een omgeving maken waarin ouders en voogden zelf meer kunnen regelen en waarin medewerkers en vrijwilligers minder tijd kwijt zijn aan terugkerende administratie?

Eerst kijken hoe het werk echt gebeurt

Voordat we naar de techniek kijken, willen we weten hoe het proces in de praktijk verloopt.

Waar begint een inschrijving?
Welke informatie is nodig?
Wat gebeurt er daarna?
Wanneer moet er worden betaald?
Welke berichten moeten naar ouders?
En welke handelingen worden nu door iemand handmatig uitgevoerd?

Door het proces op die manier te bekijken, wordt vaak duidelijk dat niet ieder onderdeel door een medewerker hoeft te worden gedaan. Een deel kan worden geautomatiseerd. Een ander deel kan door de gebruiker zelf worden uitgevoerd. Dat klinkt eenvoudig, maar juist bij dit soort processen zit de winst vaak in de combinatie van veel kleine verbeteringen.

Yakeen

Vanuit die gedachte is Yakeen ontwikkeld. Yakeen brengt verschillende onderdelen van de administratie samen in één omgeving. Ouders en voogden kunnen daarbij zelf een aantal zaken regelen en bekijken.

Denk bijvoorbeeld aan:

• leerlingen registreren;
• de voortgang van het leerjaar bekijken;
• betalingen volgen;
• berichten ontvangen.

Aan de kant van de organisatie zijn er functies voor onder andere klassenregistratie, curriculumbeheer, leerlingvolgsystemen, prijscomponenten, facturatie en betalingen. Ook betalingen via iDEAL en automatische incasso zijn onderdeel van de oplossing. Betalingen kunnen worden verwerkt en wanneer dat nodig is kunnen herinneringen worden verstuurd. Daardoor hoeft niet iedere stap afzonderlijk door iemand te worden opgepakt.

Self-service

Een belangrijk onderdeel van Yakeen is self-service. Dat betekent niet dat alles automatisch moet. Het betekent vooral dat gebruikers toegang krijgen tot de informatie en handelingen die ze zelf kunnen uitvoeren.

Een ouder hoeft bijvoorbeeld niet eerst een medewerker te bellen om te weten wat de status van een inschrijving is of welke betaling nog openstaat. Dat scheelt de ouder tijd, maar ook de organisatie.

Voor een commerciële organisatie kan dat efficiënt zijn. Voor een vrijwilligersorganisatie is het misschien nog belangrijker. De tijd van vrijwilligers wil je zo veel mogelijk besteden aan het werk waarvoor ze zich hebben aangemeld.

Automatiseren waar het logisch is

Niet iedere handeling hoeft handmatig te worden uitgevoerd. Facturatie kan onderdeel worden van het proces. Betalingen kunnen automatisch worden verwerkt. Herinneringen kunnen op het juiste moment worden verstuurd. Ook communicatie kan worden gekoppeld aan gebeurtenissen in het proces. Dat betekent dat medewerkers niet iedere keer hoeven te onthouden dat er een bepaalde actie moet plaatsvinden. De software doet het op het moment dat dat logisch is.

Daar zit voor ons de waarde van automatisering: niet automatiseren omdat het technisch kan, maar omdat het iemand werk uit handen neemt.

Privacy hoort erbij

Binnen Yakeen wordt gewerkt met gegevens van ouders en kinderen. Daarom is privacy geen onderwerp dat je achteraf aan een applicatie toevoegt. Het hoort vanaf het begin onderdeel te zijn van de manier waarop je de oplossing bouwt.

Wie mag welke informatie zien?
Welke gegevens zijn nodig?
Waar worden ze gebruikt?
En hoe zorg je ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot wat voor hen relevant is?

Dat zijn vragen die bij dit soort toepassingen vanzelfsprekend onderdeel zijn van het ontwerp.

Het zijn vaak de kleine dingen

Een mooi voorbeeld van de waarde van automatisering kwam van een ouder die ’s ochtends een felicitatie ontving voor de verjaardag van haar kind. Technisch gezien is zoiets niet bijzonder ingewikkeld. Maar het is wel een goed voorbeeld van wat er gebeurt wanneer informatie en processen goed met elkaar worden verbonden.

Een bericht hoeft niet handmatig door iemand te worden klaargezet. De informatie is al aanwezig en het systeem kan daar op het juiste moment iets mee doen. Voor de gebruiker voelt het gewoon als een persoonlijke boodschap.

Minder administratie betekent meer ruimte

Dat is uiteindelijk waar Yakeen voor bedoeld is. Niet om mensen te vervangen, maar om ze minder tijd te laten besteden aan handelingen die weinig toegevoegde waarde hebben.

Wanneer een vrijwilliger minder tijd kwijt is aan het controleren van betalingen, het versturen van herinneringen of het bijwerken van administratieve gegevens, blijft er meer tijd over voor het werk dat wel menselijke aandacht vraagt. Dat is voor ons een belangrijk uitgangspunt bij dit soort oplossingen. Software moet het werk makkelijker maken.

Geen ingewikkeld systeem om het systeem

Bij het ontwikkelen van Yakeen hebben we daarom niet geprobeerd om zoveel mogelijk functionaliteit in één applicatie te stoppen.

De vraag was steeds: Wat hebben gebruikers daadwerkelijk nodig?

Een ouder wil niet nadenken over de achterliggende database of het proces waarmee een betaling wordt verwerkt. Die wil weten of iets geregeld is. Een vrijwilliger wil niet iedere maand dezelfde administratieve handeling opnieuw uitvoeren. Die wil dat het proces gewoon goed loopt. De techniek zit daarachter en moet vooral zijn werk doen.

Technologie voor organisaties met een maatschappelijk doel

Yakeen is ontstaan vanuit een praktische behoefte binnen non-profitorganisaties. Dat maakt de oplossing ook interessant vanuit een breder perspectief.

Digitalisering is niet alleen iets voor grote commerciële organisaties met uitgebreide IT-afdelingen. Ook kleinere organisaties en vrijwilligersinitiatieven kunnen veel voordeel hebben van goed ingerichte processen. Juist daar kan een relatief kleine verbetering soms veel betekenen.

Een formulier minder.
Een telefoontje minder.
Een herinnering die automatisch wordt verstuurd.
Een betaling die niet meer handmatig hoeft te worden gecontroleerd.

Los daarvan zijn het kleine dingen. Bij elkaar kunnen ze behoorlijk wat tijd opleveren.

Wat we hiervan meenemen

Bij Yakeen hebben we opnieuw gemerkt dat een goede oplossing begint bij het proces. Niet bij de vraag welke technologie we kunnen gebruiken, maar bij de vraag: Waar lopen mensen in de praktijk tegenaan?

Van daaruit kun je bepalen wat geautomatiseerd kan worden, wat gebruikers zelf kunnen doen en waar menselijke aandacht nodig blijft.

Voor ons is dat uiteindelijk de kern van Yakeen: technologie inzetten zodat de mensen die anderen helpen, daar meer tijd voor overhouden.